Máy chấm công chắc hẳn không còn xa lạ đối với mọi người khi làm việc tại một doanh nghiệp nào đó. Máy chấm công hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận nhân sự, tiết kiệm thời gian mà kiểm soát thời gian ra vào của nhân viên rất tốt. Tuy nhiên, việc gặp lỗi máy chấm công là điều bạn hay gặp phải. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để xem các lỗi thường gặp và cách khắc phục ngay nhé!
Mục lục
Tác dụng của máy chấm công và tiêu chí để lựa chọn máy tốt
Máy chấm công là một công nghệ hữu ích đối với doanh nghiệp. Nó giúp ích rất nhiều trong công tác quản lý các vấn đề đến nhân viên của công ty. Vậy thì máy chấm công có những công dụng nào và làm thế nào để chọn được một máy chấm công tốt và phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Tác dụng của máy chấm công:
- Giúp nhân viên nhân sự hay kế toán tiết kiệm thời gian, thống kê ngày công, tính lương nhân viên dễ dàng, chính xác, nhanh chóng hơn
- Tránh những sai sót khi tổng hợp ngày công cho nhân viên
- Dữ liệu rõ ràng, chuẩn xác, tránh trường hợp gian lận
- Giúp nhân viên nâng cao ý thức kỷ luật, làm việc đúng giờ, nâng cao hiệu suất làm việc
- Linh động trong việc điều chỉnh thời gian làm việc, tăng ca, nghỉ phép cho nhân viên
- Tăng sự hiện đại và đẳng cấp hơn cho doanh nghiệp
Tuy nhiên, để chọn được máy chấm công tốt thì phải dựa trên một số tiêu chí nhất định.
Dưới đây là một số tiêu chí gợi ý giúp bạn chọn được máy chấm công tốt:
- Cân nhắc lựa chọn giữa các dòng máy: Thẻ giấy, thẻ từ hay vân tay, khuôn mặt…
- Tốc độ xử lý của máy chấm công ra sao? Ví dụ như số lượng nhân viên của công ty lớn thì nên lựa chọn máy có tốc độ xử lý nhanh để đảm bảo việc ghi nhận dữ liệu đầy đủ của tất cả nhân viên.
- Chi phí, giá thành có thể dao động trong khoảng nào?
- Công nghệ của dòng máy đó có ưu điểm gì?
- Máy yêu cầu dữ liệu báo cáo in ra như thế nào?
- Mô hình, lĩnh vực kinh doanh và số lượng nhân viên?
- Tổng số cửa ra vào để tính số lượng và chi phí máy?
>>>> Đọc ngay: Workflow là gì? Tại sao nên sử dụng? Cách xây dựng luồng công việc hiệu quả
Tổng hợp các lỗi máy chấm công thường gặp và cách sửa
Bất cứ thiết bị gì hay vật dụng gì sau khi sử dụng một thời gian đều có những trục trặc xảy ra. Điều đó là bình thường. Dưới đây là tổng hợp các lỗi máy chấm công thường gặp trong doanh nghiệp và một số biện pháp khắc phục.
1. Cài đặt xong mở lên hiện “Lỗi kết nối dữ liệu”
Sau khi lắp đặt, mở máy lên thì hiện “ Lỗi kết nối dữ liệu”. Đây là lỗi trong qua trình kết nối giữa máy chấm công với máy tính. Với lỗi này, bạn thực hiện như sau: Vào My Computer -> Local disk C -> Program file -> Osin/wise eye -> Data -> Osindata.dll or Wise eyedata.dll
2. Không nhận dạng vân tay
Đây là một trong số lỗi phổ biến nhất và xảy ra nhiều nhất trong list những lỗi máy chấm công thường gặp. Nguyên nhân là do vị trí lúc đặt vân tay đăng ký và lúc đặt vân tay để chấm công không giống nhau.
Cách khắc phục: Đặt lại vân tay sao cho khớp với bề mặt nhận diện vân tay trên máy. Nếu máy vẫn không nhận diện được thì cần đăng ký lại vân tay mới.
3. Không kết nối được máy chấm công với máy tính
Một lỗi máy chấm công nữa hay gặp phải đó là không kết nối được máy chấm công với máy tính. Điều này gây khó khăn đối với bộ phận nhân sự khi tổng hợp công làm việc và tính lương cho nhân viên.
Đối với trường hợp này, bạn cần kiểm tra lại địa chỉ IP của máy chấm công hay của máy tính. Nếu cùng địa chỉ IP mà vẫn lỗi thì hãy thử lại lần nữa. Nếu khác địa chỉ IP thì cần chỉnh lại sao cho 2 địa chỉ IP giống nhau là được.
4. Máy hiện sai giờ
Máy hiện sai giờ cũng ảnh hưởng đến việc chấm công cho nhân viên, đặc biệt khi làm việc theo ca. Khi máy hiện sai giờ, bạn cần cài đặt lại giờ cho máy chấm công.
- Cách 1: Sử dụng những nút lệnh trên máy chấm công và thực hiện cài lại giờ
- Cách 2: Dùng máy tính đã kết nối với máy chấm công để điều chỉnh lại giờ, thực hiện như sau:
- Mở phần mềm chấm công trên máy tính -> vào Menu -> Kết nối máy chấm công -> Thông tin -> Đồng bộ
5. Không tính công cho nhân viên đã chấm công
Khi gặp tình trạng không tính công cho nhân viên đã chấm thì lúc này, bạn cần kiểm tra lại dữ liệu thô xem có ghi nhận chấm hay không. Nếu không thì nhân viên này đã không thực hiện việc chấm công, còn nếu dữ liệu thô ghi nhận có chấm công cho nhân viên thì cần kiểm tra lại ca làm việc và cài đặt lại máy.
6. Máy tự kêu khi không có ai chấm công
Máy tự động phát ra tiếng động lạ trong khi không có ai thực hiện việc chấm công. Với lỗi này, bạn cần kiểm tra vệ sinh của máy, lắp đặt tại vị trí khuất gió, tránh ánh sáng trực tiếp từ mặt trời.
7. Dữ liệu máy chấm công nhảy lộn xộn không ngày
Một vấn đề khác đối với lỗi máy chấm công đó là dữ liệu thống kê nhảy không đúng với thời gian thực tế, ví dụ như nhân viên chấm công ngày hôm sau nhưng dữ liệu lại thống kê vào ngày hôm trước. Nguyên nhân dẫn đến lỗi này là nhân viên chấm thiếu hoặc quên. Hoặc do máy bị lỗi, bạn cần kiểm tra lại máy và cài đặt lại cho chúng.
8. Xóa dấu vân tay của nhân viên đã nghỉ nhưng máy lại yêu cầu phải có vân tay của người đó
Khi nhân viên của bạn đã nghỉ làm việc tại công ty nhưng dấu vân tay để chấm công cho nhân viên ấy vẫn chưa được xóa và khi tổng hợp dữ liệu thì lại có nhân viên đó, ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty. Và bạn cần xóa vân tay của nhân viên đó để máy tính không cập nhật dữ liệu cho nhân viên đó. Cách xóa dấu vân tay của một ai đó như sau:
- Vào menu máy chấm công
- Kết nối máy chấm công
- Thông tin máy chấm công
- Cập nhật
- Xóa nhân viên quản lý
Trên đây là toàn bộ những lỗi máy chấm công hay gặp và cách khắc phục do Vinh Nguyễn tổng hợp. Hi vọng với những kiến thức bổ ích trên sẽ giúp bạn trong việc sử dụng và linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề trục trặc đối với máy chấm công.
